Pomoc — Procedury firmy

<aside> 📌 Ta strona żyje poza produktem, dlatego zawsze jest aktualna. Twoja kopia modułu nie zmienia się sama, kiedy wydajemy poprawkę. Pomoc jest wspólna dla pełnej wersji i dla wersji Lite; tam, gdzie Lite działa inaczej, piszemy to wprost.

</aside>

Nie mogę czegoś zmienić

W module są dwa rodzaje kłódek: na czterech bazach (Procedury, Pytania, Kroki wdrożenia, Osoby) i na dwóch stronach do czytania, Pierwsze kroki i Dane. Żadna nie zabiera codziennej pracy: procedury, pytania, wdrożenia i osoby dodajesz przyciskami, kratki odhaczasz, statusy zmieniasz w wierszu, a przyciski klikasz tak samo jak bez kłódek.

Nie da się dodać kolumny, opcji ani nowego widoku. To kłódka bazy. Chroni datę następnego przeglądu, listę Do przeglądu, dni bez odpowiedzi i terminy kroków, które czytają nazwy kolumn i opcji dosłownie. Zdejmujesz ją na stronie samej bazy: na stronie Dane otwórz bazę, kliknij „Locked” w pasku u góry → Unlock for everyone. Po zmianie załóż ją z powrotem: ⋯ → Lock database.
Potrzebujesz własnego obszaru firmy. Do tego czasu wybieraj obszar Inne. Własny obszar dodasz po zdjęciu kłódki jako opcję w kolumnie Obszar, w Procedurach i w Pytaniach tak samo: obie bazy mają tę samą listę obszarów.
Baza Wdrożenia celowo nie ma kłódki. Pod kłódką zmiana kroków w przycisku Dodaj kroki ścieżki (30 dni) potrafi się nie zapisać, bez żadnego komunikatu. Dlatego tu sam pilnujesz, żeby nie zmieniać nazw kolumn ani statusów Przygotowane, W toku i Zakończone.
Nie da się nic dopisać na stronie Pierwsze kroki ani Dane. To kłódka strony. Rozwiniesz na nich każdą sekcję i klikniesz każdy odnośnik, ale zdania nie dopiszesz. Własne notatki, wzory pism i pliki zakładaj na stronie Zasoby. Stronę odblokujesz tak samo: „Locked” → Unlock for everyone.
Gdzie widać kłódkę. Napis „Locked” stoi w pasku u góry na Pierwszych krokach, na Dane i na stronie każdej zablokowanej bazy otwartej ze strony Dane. Na stronie startowej i na stronach Procedury, Wdrożenia, Pytania i Osoby takiego napisu nie ma, choć bazy pod nimi są zablokowane.
W wersji Lite zablokowane są bazy Procedury i Osoby oraz strona Dane, którą znajdziesz w zakładce Pomoc na stronie startowej. Kłódkę zdejmujesz tą samą drogą.

<aside> ⚠️ Nie zmieniaj nazw statusów, rodzajów, rytmów przeglądu ani etapów, także po zdjęciu kłódki, i nie dodawaj tam nowych pozycji. Statusy to: Szkic, Obowiązuje, Wycofana (Procedury), Nowe, Odpowiedziane, Zamienione na procedurę (Pytania), Przygotowane, W toku, Zakończone (Wdrożenia) oraz W zespole, Odchodzi, Poza zespołem (Osoby). Rodzaje: Procedura, Proces, Zasada, Checklista. Rytmy: Co kwartał, Co pół roku, Co rok, Nie wymaga przeglądu. Etapy: Pierwszy dzień, Pierwszy tydzień, Pierwszy miesiąc. Czytają je data następnego przeglądu, listy na stronie startowej, przyciski i terminy kroków. Po zmianie nazwy listy przestają pokazywać wpisy i nie wyświetlają żadnego komunikatu; rytm spoza listy nie da daty następnego przeglądu, a etap spoza listy da krok bez terminu.

</aside>

Jak działa przegląd procedur

Przy każdej procedurze wybierasz rytm przeglądu (Co kwartał, Co pół roku albo Co rok) i wpisujesz datę ostatniego przeglądu. Z tych dwóch rzeczy liczy się następny przegląd: nie wpisuj go sam.

Kiedy procedura trafia do zakładki Do przeglądu. Gdy do następnego przeglądu zostaje 30 dni albo mniej albo termin już minął. Liczą się tylko procedury ze statusem Obowiązuje: szkice i wycofane na tę listę nie wchodzą. Zakładka stoi na stronie startowej.
Na górze listy stoją pozycje bez daty. Procedura, która obowiązuje, a nie ma daty ostatniego przeglądu albo rytmu, też jest do przeglądu i stoi przed tymi z datą. Dalej lista idzie od najdawniej minionego terminu. Pozycje z minionym albo pustym terminem są oznaczone na czerwono.
Po przeglądzie kliknij Nadal aktualna w wierszu procedury. Przycisk wpisze dzisiejszą datę jako ostatni przegląd, a procedura zejdzie z listy i wróci na nią 30 dni przed następnym terminem. Kolumnę Nadal aktualna widać tylko w zakładce Do przeglądu.
Procedura się zmieniła. Popraw kroki, podnieś wersję, dopisz wiersz w tabeli Co się zmieniło na stronie procedury i kliknij Nadal aktualna. W firmie już się tego nie robi? Ustaw w wierszu status Wycofana: procedura zostaje w historii i nie wraca na przegląd.
Zasada, która się nie starzeje. Wybierz rytm Nie wymaga przeglądu: pozycja nie dostanie daty następnego przeglądu i nigdy nie trafi na listę. Pusty rytm działa odwrotnie: trzyma pozycję na liście Do przeglądu, dopóki go nie wybierzesz. Obie grupy zbiera zakładka Bez rytmu przeglądu w sekcji Do uporządkowania na stronie Procedury.
Szkic zatwierdzasz przyciskiem Zatwierdzam w zakładce Szkice na stronie Procedury: ustawia status Obowiązuje i dzisiejszą datę ostatniego przeglądu. Dopiero wtedy procedura pojawia się w zakładce Jak to robimy na stronie startowej.
W wersji Lite nie ma przycisków. Szkic zatwierdzasz w wierszu: ustaw Status na Obowiązuje i wpisz dzisiejszą datę w kolumnie Ostatni przegląd. Po przeglądzie też wpisujesz dzisiejszą datę w Ostatni przegląd: pozycja zejdzie z listy Do przeglądu i wróci na nią 30 dni przed następnym terminem.
Wersja a data zmiany. Wersję podnosisz sam. Drobna poprawka bez zmiany sensu (literówka, nowa nazwa programu) podnosi drugą cyfrę: 1.1, 1.2, a po 1.9 jest 1.10. Zmiana sposobu działania (inna kolejność kroków, kto inny robi krok) podnosi pierwszą, na przykład z 1.4 na 2.0. Kolumna Zaktualizowano wpisuje się sama przy każdej edycji, także przy zmianie właściciela i po kliknięciu Nadal aktualna. Dlatego zakładka Ostatnio zmienione pokazuje obie: data mówi, że ktoś coś ruszył, a wersja, czy zmieniła się treść.